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Logiciel de facturation sous Excel

Mes factures sur Excel

Mes factures sur Excel est un logiciel de facturation sous Excel (devis et factures) prêt à l’emploi qui gère l’ensemble de la facturation pour les professionnels indépendants qui facturent ou non la TVA (autoentrepreneurs, professions libérales et indépendantes, commerçants et artisans). Aucune connaissance d’Excel n’est requise pour utiliser le logiciel. Tout est automatique. Il suffit de cliquer sur des boutons et de remplir des formulaires.
Une solution de facturation simple et efficace pour:

  • Autoentrepreneurs
  • Professions libérales et indépendantes
  • Commerçants et artisans

Trois versions sont livrées:

  • Une version sans TVA
  • Une version avec la gestion d'un taux de TVA
  • Une version avec la gestion de deux taux de TVA

Voici les avantages principaux du logiciel:

  • Pas d’abonnement
  • Simplicité d’utilisation et d’installation
  • Fonctionnement entièrement automatique
  • Logiciel prêt à l’emploi
  • Nouveau : possibilité de dupliquer en un clic les devis et les factures pour ne pas tout ressaisir à la main

Fonctionnalités du logiciel

Voici les principales fonctionnalités du logiciel Mes factures sur Excel.

  • Elaboration et duplication en un clic des devis
  • Transformation automatique des devis en factures
  • Saisie et duplication en un clic de factures (avec ou sans acomptes, avec ou sans remise globale), avec ou sans TVA (trois versions livrées)
  • Annulation de factures (les avoirs sont générés automatiquement)
  • Gestion du catalogue de produits et des services
  • Gestion des clients et des prospects
  • Saisie des règlements clients
  • Bilans mensuels de la facturation et des règlements encaissés pour aider à la déclaration URSSAF (pour les autoentrepreneurs).

Les plus:

  • Recherche automatique et instantanée de la ville en fonction du code postal saisi. Pas besoin de renseigner la ville pour facturer vos clients. Le code postal suffit et entraîne l’affichage de la ville correspondante.
  • Pour la version avec TVA: la saisie des montants peut se faire en TTC ou en HT pour chaque ligne du devis ou de la facture. Une saisie dans l’un des formats calcule automatiquement et simultanément la valeur dans l’autre format.

Voyons à présent plus en détail ces fonctionnalités. Les écrans ci-dessous montrent la version sans TVA. Les écrans de la version avec TVA sont similaires.

L'accueil

Voici l’écran d’accueil du logiciel.
C’est depuis les boutons présents dans la page d’accueil que l’on accède aux principales fonctionnalités du logiciel (devis, factures etc…). Il y a un bouton par module.

Saisie des devis

Voici ci-dessous le tableau de bord Excel des devis. Il contient la liste des devis pour une année donnée. Deux boutons permettent de saisir et de consulter ou modifier un devis.
En cliquant sur le bouton ‘Saisir un devis’ une fenêtre composée de plusieurs onglets s’affiche.



Dans l’onglet ‘Devis’, on indique la date, son titre et sa validité. Une zone commentaires permet de renseigner des informations complémentaires. Initialement, le statut du devis est égal à « en préparation ». Dans ce statut le devis est modifiable à volonté. Les statuts possibles d’un devis sont « en préparation », « validé », « transformé » et « refusé ». Il évolue automatiquement en fonction de l’avancement du devis. Lors de la saisie d’un devis, un numéro provisoire commençant par T (ex T000012) est attribué automatiquement au devis. Lorsque le devis sera validé, le numéro sera remplacé par un numéro définitif commençant par D (ex D000067) et le devis ne sera plus modifiable ni ne pourra être supprimé.



L’onglet vendeur rassemble les coordonnées du vendeur (c’est-à-dire les vôtres) qui figureront sur le devis et la facture qui en découlera. Ces informations (nom, adresse, code postal etc…) ne sont pas à saisir à chaque fois. Elles sont copiées automatiquement depuis le paramétrage initial réalisé au début de l’utilisation du logiciel. Il est possible par contre de mettre à jour manuellement ces données pour chaque nouveau devis saisi. Vous pouvez si nécessaire préciser des mentions supplémentaires (mentions 1, 2 et 3) qui seront affichées sur la facture (en haut de celle-ci, juste en dessous de vos coordonnées).



L’onglet client regroupe les informations relatives au client ou au prospect. Ces coordonnées seront affichées sur le devis et la facture future. Une liste déroulante facilite la recherche du client ou du prospect.


C’est dans l’onglet ‘Lignes’ que l’on renseigne le détail des travaux à réaliser et/ou des produits qui seront vendus au client. Le nombre de lignes n’est pas limité. Ainsi, le devis (et la facture correspondante) peuvent s’étendre sur plusieurs pages le cas échéant. Chaque ligne est composée d’une référence, d’une description, d’une description détaillée (optionnelle, qui s’affichera sur plusieurs lignes sur le devis et la facture), d’un prix unitaire HT et de la quantité. Une liste déroulante facilite la recherche d’un article dans le catalogue. On indique aussi le type de travail à réaliser (prestation de service, vente de marchandises ou prestation de service commercial ou artisanal).



L’onglet ‘Total’ indique le montant du devis avant et après remise éventuelle. On peut appliquer une remise en pourcentage du montant total ou une somme fixe qui viendra en déduction du total.



C’est dans l’onglet ‘Acompte’ que l’on indique un acompte éventuel. On peut choisir un acompte en pourcentage du montant total du devis ou une somme fixe qui vient en déduction du total.




L’onglet ‘Mentions diverses’ regroupe des informations supplémentaires qui seront affichées sur le devis et la facture correspondante (en bas de celle-ci). On y trouve les conditions de règlements, l’échéance et l’exonération eventuelle de TVA. Ces données proviennent du paramétrage initial. Vous n’aurez pas à les remplir à chaque fois. Vous pouvez par contre les modifier dans cet écran pour chaque devis saisi. Deux mentions optionnelles (mentions 1 et 2) sont aussi disponibles pour personnaliser le devis et la facture selon vos besoins.



En cliquant sur le bouton ‘Consulter ou modifier un devis », la fenêtre de sélection de devis ci-dessus apparaît. On peut sélectionner facilement le devis que l’on veut consulter ou modifier en faisant une recherche par le numéro de devis ou par le nom du client.

Aperçu d'un devis Excel

Voici ci-dessous une vue d’un devis. Le modèle du devis sous Excel est simple et réduit à l’essentiel.



On peut imprimer le devis ou l’enregistrer au format PDF.



Saisie des factures

Voici le tableau de bord Excel des factures. On y voit pour une année donnée la liste des factures avec le statut des factures (en préparation, validé ou annulé), leur montant et l’état du paiement (Payé, Payé partiellement ou En attente).


Voici la fenêtre de saisie d’une facture. Composée de plusieurs onglets, elle est similaire à celle des devis.


Dans l’onglet Facture, on renseigne la date de la facture et son titre. En cas de transformation d’un devis en facture, le numéro de devis est mis à jour automatiquement . Un champ commentaire est disponible. Au début, le statut de la facture est égal à « en préparation ». Les statuts possibles d’une facture sont « en préparation », « validé » et « annulé ». Un numéro provisoire commençant par T (ex T000032) est attribué automatiquement à la saisie d’une facture. Lorsque la facture sera validée, le numéro sera remplacé par un numéro définitif commençant par F (ex F000023) et la facture ne sera plus modifiable ni ne pourra être supprimée. Les onglets ‘Vendeur’, ‘Client’, ‘Lignes’, ‘Total’, ‘Acomptes’ et ‘Mentions diverses’ sont semblables à ceux des devis (voir plus haut les copies d’écran).


L’onglet ‘Acomptes liés’ est utilisé pour indiquer les acomptes versés à la facture. On peut saisir plusieurs acomptes pour une même facture le cas échéant. Ceux-ci figureront sur la facture.

Aperçu d'une facture Excel

Voici l’aperçu d’une facture. Comme les devis, le modèle de facture sous Excel est simple et réduit l’essentiel.


On peut imprimer et sauvegarder la facture au format PDF.



Gestion du catalogue

Ce tableau Excel montre la liste des services et des produits du catalogue. Chaque ligne est composée d’une référence, d’une description et du prix unitaire.

La fenêtre suivante s’affiche lorsque l’on clique sur le bouton de mise à jour du catalogue.


La saisie des lignes du catalogue et leur mise à jour est facilitée par ce formulaire de saisie.

Gestion des clients et des prospects

Ce tableau Excel montre la liste des clients et prospects.


Voici le formulaire de saisie et de mise à jour des clients et des prospects.


Le statut d’un prospect passe automatiquement à client lorsque d’un devis est transformé en facture.

Gestion des règlements clients

Ce tableau montre la liste des règlements clients et des montants éventuellement remboursés aux clients (les avoirs commencent par la lettre A, par exemple A000024).

Voici le formulaire de saisie des règlements.


On peut aussi enregistrer un règlement depuis l’onglet ‘Règlements’ de la fenêtre Facture.




Bilan de la facturation et des règlements

Ces tableaux Excel affichent pour une année donnée les bilans mensuels des montants facturés et réglés. Le détail par type de travail fourni (prestation de service, vente de marchandises et prestations de service commercial ou artisanal) vous aidera à remplir facilement votre déclaration URSSAF.



Avantages du logiciel

  • Le logiciel est simple, rapide à utiliser et intuitif.
  • Toutes les factures et tous les devis sont enregistrés dans le logiciel (pas de cloud).
  • Pas d’abonnement.
  • Trois logiciels sont livrés: sans facturation de la TVA , avec une TVA et avec deux TVAs.
  • Pour une sécurité optimale, le fichier peut être sauvegardé automatiquement dans deux répertoires différents simultanément.
  • Une protection optionnelle par mot de passe est disponible.
  • Internet n’est pas nécessaire pour utiliser le logiciel.
  • Aucun compte client à créer.
  • L’installation est très simple (le logiciel est un fichier Excel que vous copiez où vous voulez)
  • Vous gardez le fichier à vie.
  • Un support rapide et personnalisé est à votre disposition

Les plus:

  • Si vous changez d’ordinateur, il vous suffit de copier le fichier Excel sur le nouvel ordinateur. Pas d’installation, ni de réinstallation lourde. La numérotation des factures et devis poursuit son cours.
  • Grâce à la double sauvegarde (dans une unité externe comme un disque réseau ou une clé USB), en cas de crash de votre ordinateur, vous pouvez récupérer le fichier sauvegardé dans cette unité de sauvegarde et le copier sur le nouvel ordinateur. Ainsi, aucune donnée, ni factures ne sont perdues.

Achat

Si le logiciel vous intéresse, merci de cliquer sur le bouton suivant:
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